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1、商務(wù)郵件書寫格式及基本禮儀,制 作 人：lqj 制作日期：2011.3.29,目 錄,一、商務(wù)郵件概述 二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件人 3、寒暄語 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語 6、署名 三、注意事項 四、郵件常用語句 五、布置任務(wù),2,商務(wù)郵件概述,商界人士在使用電子郵件對外進行聯(lián)絡(luò)時，應當遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進行對外聯(lián)絡(luò)。 撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。 三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都分為郵件主題、收件人地址、寒暄語、郵件內(nèi)容、結(jié)束語、署名。,3,目 錄,一、商務(wù)郵件概述 二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件

2、人 3、寒暄語 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語 6、署名 三、注意事項 四、郵件常用語句 五、布置任務(wù),4,郵件主題,必須寫郵件主題 在寫商務(wù)郵件的時候，如果不寫郵件主題，有人會認為這封郵件不重要。而且甚至有人甚至不看這封郵件。所以在寫商務(wù)郵件的時候最好寫郵件主題。 主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān) 主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達出對方需要了解的信息，將郵件內(nèi)容概括為1-2個詞匯，而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。如果郵件比較緊急、重要，最好在郵件名稱的前面注明“緊急”、“重要”。 “關(guān)于XX項目的交卷日期” X“您好”,5,收件人,在寫商務(wù)郵件的時候，部分人可能不

3、會寫收件人的公司名稱和部門名稱。但是，為了自己方便尋找郵件及郵件分類，最好注明收件人的公司名稱、部門名稱以及對方的姓名，尤其在給日本客戶發(fā)送商務(wù)郵件時，一定要這么做。例：株式會社，開發(fā)部 先生/女士。 傳送電子訊息之前，確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。 CC（抄送）與BCC（密送、暗送） 在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員。 督導抄送給直接主管和項目總監(jiān)。 在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址輸入框內(nèi)，可以輸入對方的E-mail地址(當有多個地址時用逗號或分號分隔)；也可以分別點擊每個輸入框前的藍色鏈接打開“通訊錄”窗口，選中所需的聯(lián)系人或小組，

4、單擊“確定”按鈕，將所選地址添加到輸入框。需要說明的是，收件人可以看到“抄送CC”中的地址，但看不到“密送BCC”中的地址。 如果不希望別人看到一大串的郵箱地址，可以選擇“獨立發(fā)送”。,6,寒暄語,在寫商務(wù)郵件的時候，需要寫寒暄語。 例：承蒙您的關(guān)照。我是XX公司的督導XX，XX項目由我負責。,7,郵件內(nèi)容（1）,在寫郵件內(nèi)容的時候，郵件內(nèi)容一定不要過多。郵件內(nèi)容超過80個文字時，有的郵件可能不會自動換行。如果1行的郵件內(nèi)容過長，對方讀這封郵件的時候可能會不方便，所以在寫郵件內(nèi)容的時候，每行控制在35字左右。 為了使郵件內(nèi)容清晰明了，每56行為一段落，各個段落之間要插入一行空行。 在線溝通講求

5、時效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要，并求溝通效益。稱呼，正文，結(jié)束，署名/簽名四點要盡量完整。 稱呼 1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。 2)若知道對方的性別可以用：*先生、*小姐、*女士。 3)如果知道對方的身份可以用：*總經(jīng)理、*經(jīng)理、*董事長、總、董、經(jīng)理。,8,郵件內(nèi)容（2）,正文做到主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。 1)在撰寫英文信函時，只對一兩個詞進行大寫以示強調(diào)，全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調(diào)的詞采用加粗等方式。 2)不要在信件中發(fā)泄不滿，應面對面的解決。 3)回復信

6、件時,有必要加上部分的原文，以方便對方了解回信內(nèi)容。 4)若摘錄的原文很長，應先把回復內(nèi)容放到前面，原文內(nèi)容在后。 5)在收件人明白其意時，可使用俚語或縮寫。 6)如果有附件，應該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途。 附件添加演示，附件太大可以用QQ郵箱的超大附件發(fā)送（1G以內(nèi)）,9,結(jié)束語,不同的郵件內(nèi)容，最好使用不同的結(jié)束語。 1)如果可提供好的選擇，應在結(jié)尾處提出。如: 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯(lián)系我。 2)最好的結(jié)尾要著眼未來。如：希望我們能夠達成合作 。 3)結(jié)尾應顯示誠懇：如：感謝您抽空洽談。,10,署名（1）,在寫商務(wù)郵件的時候，一定要寫署名。 公司統(tǒng)一署名： 簽名

7、設(shè)置演示,11,署名（2）,在寫商務(wù)郵件的時候，一定要寫署名。 公司統(tǒng)一署名：,12,目 錄,一、商務(wù)郵件概述 二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件人 3、寒暄語 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語 6、署名 三、注意事項 四、郵件常用語句 五、布置任務(wù),13,注意事項（1）,1、亂碼 現(xiàn)在有很多不同的郵件軟件，有的郵件有HTML格式，有的郵件不能正常顯示漢字。在使用郵件軟件的時候請做適當?shù)脑O(shè)定之后，再發(fā)送郵件。 2、附件 最好不要將Word文檔、Excel文檔、圖像等直接添加到郵箱的附件中?？赡芤驗閃ord文檔、Excel文檔等的版本不同，對方無法正常使用該文檔。而且，即使Word文檔、Excel文檔

8、等的版本相同，那些文檔中可能有病毒，這樣對方的電腦可能會有感染病毒的危險。附件最好使用誰都能用的文檔。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ郵箱發(fā)。 3、CC、BCC 在發(fā)送商務(wù)郵件的時候，一定要CC或者BCC給相關(guān)人員。督導抄送給直接主管和項目總監(jiān)。 4、發(fā)郵件無subject主題，或者隨便找一個以前的郵件直接回復一下。 后果：以前的郵件是針對以前的某一件事情，郵件正文和主題都和現(xiàn)在的事情無關(guān)，導致收件人一頭霧水，無法快速辨認。,14,注意事項（2）,5、郵件下方無簽名（包括人名，公司名字，聯(lián)系方式等）或者只有中文名。建議大家都取一個英文名。 后果：導致收件人不知道你是誰？要知

9、道，客戶會接觸，聯(lián)系很多地區(qū)的不同代理 ，你在一段時間沒有和客戶聯(lián)系后，突然發(fā)過去個郵件，對方很難判斷你是誰？來自什么地方的什么公司？ 6、郵件的發(fā)件人不要用中文。如聯(lián)想公司張三, “聯(lián)想公司張三”很有可能會在買家那里顯示亂碼，哪怕不是亂碼，對方也不一定可以看懂中文。 7、客戶如果已經(jīng)，把郵件抄送給第二個人，或者抄送給2個人以上（可能是客戶的同事或者主管），你回復的時候要按“reply all（恢復全部）” ，而不要只回復發(fā)件的那個人。 客戶發(fā)郵件的目的是希望多個人了解到目前此事的進展情況，你有義務(wù)回復全部的人。如果是單獨向客戶反映深圳的執(zhí)行情況，不涉及其他城市代理的話，可以只抄送客戶方的抄送

10、地址，不回復其他城市代理。,15,注意事項（3）,8、回復客戶郵件的時候要” reply with all history”，不要把歷史記錄刪除，否則客戶不知道先前發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容。也不要隨意改變郵件的主題。一件事情，一個項目的郵件要保持一個郵件主題。同樣，不應該給客戶看到的內(nèi)容需要刪除再發(fā)送。 9、不要用晦澀難懂的縮寫，我們不是在發(fā)電報。如hv: have等。以免產(chǎn)生誤解，也不要用俚語。 10、如果事情比較復雜，繁多的話，可以用1234注明。表達要簡潔，直接，明確。不要把很多事情寫在一段中，顯得非常冗長，沒有條理性。 11、不要用過多的感嘆號。你在一個郵件中用了過多的感嘆號，效果是和你

11、一個都不用是一樣的。 12、每一段中間要空一行，方便別人閱讀。 13、如果你是初學者，學習模仿以英語為母語的客戶的寫郵件方式也不失為一種有效的方法。,16,目 錄,一、商務(wù)郵件概述 二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件人 3、寒暄語 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語 6、署名 三、注意事項 四、郵件常用語句 五、布置任務(wù),17,郵件常用語句（1）,1.Please accept our thanks for the trouble you have taken.有勞貴方，不勝感激。 2.We are obliged to thank you for your kind attention in thi

12、s matter.不勝感激貴方對此事的關(guān)照。 3.We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.對貴方在此事中的慷慨之舉，深表感謝。 4.Allow us to thank you for the kindness extended to us.對貴方之盛情，不勝感謝。 5.We thank you for the special care you have given to the matter.貴方對此悉心關(guān)照，不勝感激。 6.We should be grateful f

13、or your trial order.如承試訂貨，不勝感激。 7.We should be grateful for your furnishing us details of your requirements.如承賜示具體要求，不勝感激。 10.We are greatly obliged for your bulk order just received.收到貴方大宗訂貨，不勝感激。 11.We assure you of our best services at all times.我方保證向貴方隨時提供最佳服務(wù)。 12.If there is anything we can do

14、to help you, we shall be more than pleased to do so.貴公司若有所需求，我公司定盡力效勞。 13.It would give us a great pleasure to render you a similar service should an opportunity occur.我方如有機會同樣效勞貴方，將不勝欣慰。,18,郵件常用語句（2）,14.We spare no efforts in endeavoring to be of service to you.我方將不遺余力為貴方效勞。 15.We shall be very gla

15、d to handle for you at very low commission charges.我方將很愉快與貴方合作，收費低廉。 16.We have always been able to supply these firms with their monthly requirements without interruption.我方始終能供應這些公司每月所需的數(shù)量，從無間斷。 17.We take this opportunity to re-emphasize that we shall, at all times, do everything possible to give

16、 you whatever information you desire.我們借此機會再此強調(diào)，定會盡力隨時提供貴方所需的信息。 18.We are always in a position to quote you the most advantageous prices for higher quality merchandise.我們始終能向貴方提供品質(zhì)最佳的產(chǎn)品，報價最為優(yōu)惠。 19.This places our dealers in a highly competitive position and also enable them to enjoy a maximum profi

17、t.這樣可以使我方經(jīng)營者具有很強的競爭力，還可獲得最大的利潤。 20.Any questions, please dont hesitate to let me know 有任何問題，歡迎和我們聯(lián)系 21.Look forward to your feedbacks and suggestions soon 期待你的反饋和建議 22.Feel free to give your comments. 請隨意擔出你的建議。 大家可以學習一些客戶的郵件用語及周圍同事的郵件用語。三人行，必有我?guī)熝桑?19,目 錄,一、商務(wù)郵件概述 二、基本禮儀 1、郵件主題 2、收件人 3、寒暄語 4、郵件內(nèi)容 5、結(jié)束語 6、署名 三、注意事項 四、郵件常用語句 五、布置任務(wù),20,布置任務(wù),1、先申請一個公司郵箱（沒有郵箱的把名字報給我） 2、安裝foxmail（ Z:公司常用資料Foxmail ） 3、郵箱綁定foxmail（綁定方法參考Z:公司常用資料） 4、新同事給我發(fā)一封郵件。 內(nèi)容自定，可參考：1）新同事報到；2）郵件測試。,21,22,Thank You！,